Trotz Einschränkungen läuft der Betrieb in den Gemeindeverwaltungen des Kantons Luzern weiter. Zwar sollen Kunden ihre Anträge wenn möglich digital oder per Telefon stellen, und auch die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltungen arbeiten nach Möglichkeit von Zuhause aus. Die meisten Schalter bleiben aber geöffnet.
In der Gemeindeverwaltung Entlebuch ist Homeoffice nur eingeschränkt möglich: «Schalter- und Telefondienst unserer öffentlichen Abteilungen sind jederzeit zu gewährleisten», erklärt Gemeindepräsidentin Vreni Schmidlin. Deshalb könnten nicht alle Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten. «Manche unserer Mitarbeitenden arbeiten in Teilzeitpensen, und zu unterschiedlichen Tagen», so Schmidlin. «Zudem sind wir bestrebt, die Ausbildung der Lernenden stets sicherzustellen.»
Aktuell arbeiten in der Gemeindeverwaltung Entlebuch etwa 50 Prozent der Mitarbeiter und des Gemeinderats im Homeoffice. Es wird jeweils abgewechselt. Schmidlin erklärt:
«In kleineren Gemeindeverwaltungen sind die Aufgabengebiete der Mitarbeitenden sehr vielfältig und bereichsübergreifend.»
Die teilweise Umstellung auf Homeoffice erfordere deshalb eine genauere Absprache zwischen den Mitarbeitenden.
Keine Schalterschliessungen
Schalterschliessungen gäbe es indes keine. Während des ersten Shutdowns im Frühling habe man noch Schalter geschlossen, so Schmidlin. «Seit Mitte Mai 2020 sind die Schalter grundsätzlich wieder geöffnet.» Menschenansammlungen will man aber dennoch verhindern. «Die Bevölkerung wurde aufgefordert, die Schalterbesuche einzuschränken und in erster Linie telefonisch und per E-Mail mit der Verwaltung Kontakt aufzunehmen», erzählt Schmidlin. Dies hat funktioniert:
«Es erfolgen mehr elektronische sowie auch telefonische Anfragen und Bestellungen. »
Und Schmidlin ergänzt: «Diese werden nach Möglichkeit ebenfalls auf diesem Weg oder schriftlich bearbeitet. Auch finden zahlreiche Sitzungen via Videokonferenz statt.»
Die Gemeindeverwaltung Ruswil verfolgt ein ähnliches Konzept. «Das Personal der Gemeindeverwaltung vor Ort wurde soweit möglich reduziert», bestätigt Jacqueline Stampfli, Leiterin der zentralen Dienste der Gemeindeverwaltung. «Arbeiten, die nicht im Homeoffice erledigt werden können, müssen nach wie vor vor Ort getätigt werden.»
Schalterbesuche zwar möglich, digitale Lösungen aber empfohlen
Auch in Ruswil gibt es keine Schalterschliessungen. «Die Schalteröffnungszeiten sind unverändert.» Die Gemeindeverwaltung habe sich in Anlehnung an die Empfehlung des Verbands Luzerner Gemeinden bewusst dazu entschieden, «ihren Service public gerade in dieser schwierigen Zeit aufrechtzuerhalten». Jacqueline Stampfli resümiert:
«Die bisherigen Erfahrungen stützen diesen Entscheid.»
Kunden würden aber trotzdem über Hinweise auf der Website und am Eingang der Gemeindeverwaltung darum gebeten, persönliche Schalterbesuche nur in dringenden Fällen vorzusehen. «Die Kundschaft wird gebeten, aus organisatorischen Gründen Termine im Voraus zu vereinbaren und insbesondere abzuwägen, ob der Sachverhalt auch telefonisch geklärt werden kann», betont Stampfli.
Die Online-Anträge hätten währenddessen zugenommen. Stampfli findet:
«Aufgrund der aktuellen Situation gewinnt der Online-Schalter sicherlich noch schneller an Bedeutung.»
Ein Novum stelle der Fokus auf digitale Hilfsmittel jedoch nicht dar. «Die Gemeindeverwaltung hat bereits vor der Pandemie zahlreiche Dienstleistungen online angeboten.»
Online-Anträge nichts Neues
Diesen Schluss zieht auch die Gemeindeverwaltung Schongau: «Aufgrund der bereits in den letzten Jahren sukzessiv eingeführten Digitalisierung der Arbeitsabläufe mussten keine wesentlichen Abläufe neu angepasst werden», erklärt der stellvertretende Gemeindepräsident Ivo Gerig. Einen Trend, dass seit der Pandemie mehr Anträge online eingereicht werden, habe man dementsprechend auch noch nicht feststellen können.
«Die Gemeindeverwaltung ist für alle Einwohnerinnen und Einwohner während den ordentlichen Öffnungszeiten telefonisch und per E-Mail erreichbar», erklärt Gerig. Termine vor Ort sollen aktuell eher die Ausnahme sein:
«In dringenden Fällen ist ein persönlicher Termin vor Ort auf Voranmeldung möglich.»
Die Mehrheit der Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung Schongau arbeiten momentan von zu Hause aus. «Von unseren drei Angestellten arbeiten jeweils zwei im Homeoffice und eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter arbeitet jeweils in der Verwaltung», bestätigt Gerig.
