Firmen versinken in Postflut wegen Homeoffice: Luzerner Softwarefirma lanciert digitalen Briefkasten

WIRTSCHAFT ⋅ Wegen Homeoffice bekunden viele Firmen Mühe bei der Bewältigung der Postflut. Ein Luzerner Softwareentwickler will nun Abhilfe schaffen.

11. Februar 2021, 05:09

Gregory Remez

Seit Jahren propagieren Unternehmen das papierlose Büro. In Zeiten wachsenden Nachhaltigkeitsbewusstseins erscheint das Vorhaben besonders opportun. Meist scheitern die hehren Absichten jedoch an den Realitäten des Büroalltags. Eine der grössten Hürden bildet dabei die Administration. Während die interne Firmenkommunikation noch relativ aufwandfrei auf E-Mails umgestellt werden kann, gestaltet sich die Digitalisierung externer Postangelegenheiten als weitaus schwieriger – hat man es hier schliesslich nicht selber in der Hand.

Dabei würde das vielen Unternehmen gerade jetzt, da viele Angestellte im Homeoffice sitzen, das Leben enorm erleichtern. Ihnen stellt sich nun plötzlich die Frage: Wohin mit all den Briefen, Dokumenten und Rechnungen, die täglich ins unbetreute Firmenpostfach flattern?

Vereinbarung mit der Post

Ein Luzerner Softwareentwickler will hier Abhilfe schaffen – mit einem digitalen Briefkasten für Unternehmen. Peax, eine 2014 gegründete Tochter der Surseer Softwareschmiede Base-Net, möchte damit in eine Lücke springen, die die Pandemie ihrer Meinung nach in zahlreichen Betrieben offenbart hat.

«Viele Firmen sind darauf ausgerichtet, dass die Leute irgendwo physisch präsent sind. Das hat dazu geführt, dass sie mit der Umstellung auf das Homeoffice gezwungen waren, ressourcenintensive Behelfslösungen einzurichten, beispielsweise bei der Bearbeitung der eingehenden Post», sagt Stefan Hermann, CEO von Peax und Inhaber von Base-Net. Peax wolle solche Behelfslösungen überflüssig machen, indem man Firmen ein Onlineportal zur Verfügung stellt, wo die gesamte eingehende Post gebündelt wird.

Die Idee dahinter ist simpel: Statt Briefe, Dokumente und Rechnungen auf dem Postweg zu erhalten und einzeln zu bearbeiten, werden diese bei Peax auf einen firmeneigenen digitalen Briefkasten umgeleitet und können dort durch die Kunden von überall her eingesehen und bearbeitet werden. In der Folge sollten sämtliche Geschäfte und Transaktionen elektronisch abgewickelt werden können – so zumindest die Idealvorstellung.

Vergleichbar ist das Prinzip mit einer Umstellung auf eBill, nach der man bestimmte Rechnungen ebenfalls nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt via E-Banking erhält. «Mit dem grossen Unterschied, dass man sich bei Peax nicht bei jedem Rechnungssteller einzeln um eine Umstellung bemühen muss», merkt Hermann an. Möglich macht das eine Vereinbarung mit der Post. Diese leitet zunächst alle eingehenden Briefe von Peax-Kunden ungeöffnet an ein Scanning-Center der Baarer Firma Sydoc – eine Partnerin von Peax – weiter. Dort werden die Briefe geöffnet, digitalisiert und wiederum verschlüsselt an den entsprechenden digitalen Briefkasten von Peax gesendet, wo sie der Kunde schliesslich einsehen kann.

Entstanden sei die Idee für die Firma aus einem Pilotprojekt mit Base-Net, der Hochschule Luzern sowie der Berner Fachhochschule, sagt Hermann. Eine erste Version des digitalen Briefkastens, der zunächst auf Privatpersonen beschränkt war, ist bereits seit Juli 2016 online. Anfang des letzten Jahres, also noch vor dem Ausbruch der Pandemie, entschied Peax dann, das Portal auch auf Unternehmen auszuweiten. Nun, nach einer einjährigen Pilotphase, ist der Dienst verfügbar und soll im März offiziell lanciert werden.

Mit Grossunternehmen im Gespräch

Aktuell beschäftigt Peax in Luzern 35 Mitarbeitende. Etwas mehr als 3000 Privatkunden und knapp 400 Firmenkunden konnte man bisher von seinem Dienst überzeugen. Hermann ist sich aber sicher, dass bald weitere dazukommen:

«Durch Corona und Homeoffice hat unsere Lösung einen mächtigen Schub erhalten.»

Zu den Kunden gehören neben namhaften Zentralschweizer Start-ups wie dem Zuger Babybrei-Hersteller Yamo, der jüngst eine weitere Finanzierungsrunde von über 10 Millionen Franken erhalten hat, auch bereits einige grössere Fische sowie mehrere Pensionskassen mit insgesamt rund 90000 Versicherten. Zudem sei man zurzeit in Gesprächen mit internationalen Grossunternehmen mit einem Volumen von über einer Million Briefe pro Jahr, so Hermann.

Auf Kundenseite scheint man jedenfalls an die Zukunftsträchtigkeit von digitalen Postfächern zu glauben. So schreibt Yamo-CEO Tobias Gunzenhauser auf Anfrage: «Bei Yamo digitalisieren wir alle Geschäftsprozesse, eine der letzten Bastionen war da die physische Post. Der Dienst von Peax hat uns das Leben vereinfacht, vor allem in einer Zeit, in der alle von zu Hause arbeiten und niemand im Büro ist, um die Post aus dem Briefkasten zu fischen.» Beim Glarner Autovermieter The Hire Guys, der ebenfalls bei der Pilotphase im letzten Jahr dabei war und Peax weiterhin nutzen will, heisst es: «Auch wenn es bei anderen noch ein paar Jahre dauern dürfte, bei uns ist die papierlose Zukunft bereits Realität.»


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